프로젝트 단계와 단계 종료 검토
프로젝트 라이프 사이클이란 프로젝트의 여러 단계를 통합적으로 지칭하는 용어입니다. 프로젝트는 명확한 시작과 끝이 있는 한시적인 특징을 가지고 있는데, 프로젝트를 수행하는 조직은 하나의 프로젝트를 다시 여러 개의 단계로 구분하여 관리합니다.
프로젝트 단계란 프로젝트 생애를 구성하는 단위입니다. 일반적으로 단계는 중요한 산출물이 완료되는 시점을 기준으로 정합니다. 예를 들어 건설 프로젝트의 경우에는 타당성 검토, 설계, 시공, 인도로 구분할 수 있습니다.
각 단계별로 산출물이 성공적으로 완성되었는지를 확인하는 업무를 단계 종료 검토라고 합니다. 단계 종료 검토의 목적은 프로젝트의 다음단계로 넘어갈 것인지를 결정하는 것입니다.
프로젝트 라이프 사이클
프로젝트의 단계는 프로젝트의 분야, 수행하는 조직, 수행하는 방법 등에 따라 다양하게 변할 수 있습니다. 예를 들면, 건설 프로젝트의 경우 일반적으로 타당성 검토, 설계, 시공, 종료와 같은 단계로 나누어지지만, 정부 발주 공사로 타당성 검토와 설계가 완료된 상태에서 시공만을 수행하는 회사의 입장에서는 프로젝트 라이프 사이클이 달라지게 됩니다. 하지만 대부분의 프로젝트 라이프는 공통적인 특징을 가지고 있습니다.
패스트 트래킹
패스트 트래킹이란 '서둘러하다, 빠르게 하다'의 의미로 건축에서 설계가 완료되기 전에 시공을 시작하는 '조기착공'의 의미로 주로 쓰입니다. 전단계와 후속단계가 동시에 진행되는 상황을 중첩이라고 하는데 중첩은 패스트 트래킹의 전형적인 특징입니다.
원가와 인력투입 수준
발생하는 원가와 참여하는 인력의 크기는 프로젝트 라이프 초기에는 작다가 프로젝트의 실행과 함께 증가하기 시작하여 프로젝트가 종료하기 직전에 급격히 감소합니다.
프로젝트 리스크
리스크란 불확실한 사건 혹은 상황으로 프로젝트의 불확실성은 프로젝트 시작시점에 가장 높으며 프로젝트가 진행되면서 점차 감소하여 프로젝트 종료시점에서 최소가 됩니다.
이해관계자의 영향력
이해관계자가 프로젝트의 성공에 줄 수 있는 영향력은 프로젝트 초기의 계획단계에 가장 크고, 계획이 확정되면서 점차 감소하며, 프로젝트 종료시점에 이르러서 최소화됩니다.
프로젝트 라이프 사이클은 프로덕트 라이프 사이클과 구분됩니다. 프로덕트 라이프 사이클은 프로젝트를 통해 생산된 제품이나 서비스가 사용되는 기간과 수명을 다하고 폐기되는 시점까지를 대상으로 합니다. 프로젝트 라이프 사이클은 프로덕트 라이프 사이클의 일부라고 할 수 있습니다. 프로젝트 관리는 전반적으로 프로젝트 생애주기를 대상으로 하지만, 프로젝트 원가관리나 품질관리에 있어서는 프로덕트 생애주기를 고려해야 합니다.
이해관계자란 '직접적으로 혹은 간접적으로 프로젝트에 관련되어 있으면서, 프로젝트의 수행과 결과에 영향을 줄 수 있고, 궁극적으로는 프로젝트의 성공에 이해관계를 가지고 있는 모든 개인 혹은 조직'을 의미하는 폭넓은 개념입니다. 대부분의 프로젝트에 공통적으로 적용되는 이해관계자로는 프로젝트 관리자와 고객, 경영진, 프로젝트 팀원, 스폰서 등이 있습니다. 이해관계자의 역할과 책임은 프로젝트의 성격에 따라 달라집니다.
프로젝트 관리자는 산출되는 제품과 서비스에 대한 기술적인 지식이 있어야 합니다. 하지만 프로젝트 관리자가 직접 기술적인 작업을 하는 것은 아닙니다. 프로젝트 관리자의 역할은 직접 작업을 하는 것이 아니라 팀원들이 각자의 업무를 성공적으로 수행하고, 그 성과가 프로젝트 성공으로 이어지도록 통합하는 데 있습니다. 프로젝트 관리자는 전문적인 기술지식 외에 일반적인 관리지식도 함께 가지고 있어야 합니다. 일반적 관리지식은 계획수립, 통제, 조직계획, 품질관리, 리스크관리, 계약관리 등과 같은 내용을 포함합니다. 프로젝트 관리자는 이러한 지식을 바탕으로 프로젝트의 팀을 구성하고, 계획을 수립하며, 프로젝트의 실행을 통솔하고, 성과를 통제하는 과정을 통해 프로젝트를 성공적으로 완료해야 하는 책임이 있습니다. 그러나 프로젝트 관리자에게 요구되는 것은 프로젝트 관리 기법이나 지식만은 아닙니다. 중요한 것은 프로젝트 이해관계자들의 다양하고 상충하는 이해관계를 조정하고, 프로젝트 팀원들이 각자의 업무를 성공적으로 완료할 수 있도록 동기를 부여하며, 궁극적으로 모든 이해관계자의 노력을 프로젝트 성공으로 통합하고 집중시키는 조정자이자 동기부여자이자 리더의 역할입니다. 아무리 뛰어난 능력을 가진 개인도 함께 일하는 법을 알지 못한다면 오히려 조직의 목표달성에 해가 될 수 있습니다.
일부 예외적인 경우를 제외하면, 모든 이해관계자는 프로젝트의 성공을 원한다고 할 수 있습니다. 하지만 무엇이 프로젝트의 성공인가에 대해서 이해관계자 간에 서로 다른 의견을 가지고 있는 경우가 많이 발생합니다. 프로젝트를 둘러싼 이해관계자 간의 갈등은 기본적으로 갈등 당사자간의 이해와 합의를 통해 해결되어야 하지만 고객과 관련된 갈등의 경우에는 고객의 입장을 우선적으로 고려하여 해결되어야 합니다. 그러나 고객의 요구가 항상 정당한 것은 아니기 때문에 부당한 요구에 대해서는 단호히 거절해야 합니다.