근대적 프로젝트의 시작은 2차 세계대전 중, 미국이 수행한 맨해튼 프로젝트로 알려져 있습니다. 이론적으로만 검증된 원자폭탄을 처음으로 개발하여 전쟁을 하루라도 빨리 종결시키기 위해서는 일반적인 방법이 아닌 보다 합리적이고 체계적인 관리 방법이 필요했습니다. 새로운 관리방법에 대한 개념과 기법은 주로 정부 주도의 대규모 건설 사업이나 무기 또는 신약 개발과 같은 연구개발 분야에서 실제적인 적용을 통해 그 효과를 인정받게 되었습니다.
프로젝트라는 용어는 신문, 방송을 통해 일상생활에서도 쉽게 접할 수 있는 말이 되었습니다. 특히, 정부 기관이나 회사에서 특정 업무에 이름을 붙여 수행하는 경우가 많습니다. 굳이 프로젝트라는 명칭이 붙지 않더라도 건설회사가 아파트를 짓거나 교량 또는 도로를 건설하는 경우, 제약회사의 신약개발, IT 분야의 프로그램 개발, 영화제작 등 프로젝트의 예는 주변에서 어렵지 않게 발견할 수 있습니다.
프로젝트는 업무 자체의 특성이라기보다는 업무를 규정하는 방법이나 수행하는 방법이라고 할 수 있습니다. 프로젝트의 조건을 갖춘 업무가 따로 있는 것은 아니고, 업무를 수행하는 사람이나 조직이 그 업무를 프로젝트로 규정하고 프로젝트 관리의 방법을 적용하여 수행한다면 그 업무는 프로젝트가 되는 것입니다. 신약개발 프로젝트나 IT프로젝트를 체계적이고 과학적인 프로젝트 관리 기법을 적용하지 않고 그냥 관리자의 카리스마나 경험에 의존해서 주먹구구식으로 수행한다면, 그 업무는 프로젝트라고 할 수 없습니다. 반대로, 여름휴가나 생일파티, 시험준비, 웹페이지 제작과 같은 일상적인 일들도 접근하는 방법에 따라 훌륭한 프로젝트가 될 수 있습니다.
프로젝트
프로젝트란 "고유한 제품 또는 서비스를 만들기 위한 한시적인 노력"입니다. 업무를 프로젝트로 규정하는 방법은 네 가지로 설명됩니다.
① 명확한 목표 : 프로젝트의 가장 근본적인 특성은 뚜렷한 목표가 있다는 점입니다. 목표는 프로젝트의 성공과 실패를 판단할 수 있는 기준이 됩니다. 프로젝트 목표를 명확하게 정의하기 위해서는 프로젝트의 최종 제품이나 서비스의 요구사항과 프로젝트 수행에 필요한 시간과 원가, 품질의 수준 등에 대해 구체적으로 정의해야 합니다.
② 한시적 노력 : 한시적이라는 말은 "명확한 시작과 종료 시점이 있다"는 뜻입니다. 한시적 노력이란 프로젝트 수행에 시간상의 목표가 있어야 함을 의미합니다. 즉 시간제한이 없는 업무는 프로젝트라고 할 수 없습니다.
③ 고유한 제품 또는 서비스 : 프로젝트는 독특하며 반복되지 않은 새로운 활동입니다. 기계적으로 반복되거나 일상적인 경험에 의해 수행되는 일은 프로젝트가 아닙니다.
④ 점진적 구현 : 프로젝트는 점진적으로 명확하고 치밀해집니다. 점진적 구현은 프로젝트의 고유성에서 비롯되는 개념입니다. 프로젝트는 과거의 경험에 의존할 수 없는 새로운 일이기 때문에 프로젝트가 시작되는 시점에서는 많은 것들이 불확실할 수밖에 없습니다. 이러한 프로젝트의 불확실성은 프로젝트가 진행되면서 점차 구체적이고 확실한 것이 됩니다.
프로젝트 관리
프로젝트 관리란 한마디로 "일이 되게 하는 과학"입니다. 좀 더 구체적으로 정의하면 프로젝트 관리란 "프로젝트 요구사항을 만족시키기 위해 프로젝트 활동에 지식, 기술, 도구, 기법 등을 적용하는 것"입니다.
프로젝트 관리의 목적은 프로젝트의 성공입니다. 프로젝트 성공은 계획된 시간과 배정된 예산으로 요구되는 품질을 결과를 얻음으로써 고객을 만족시키는 데 있습니다. 프로젝트 관리는 합리적인 의사결정을 위해서도 필요합니다. 과거의 정보와 프로젝트 진행상황에 대한 합리적인 분석을 통해서 프로젝트와 관련된 이해관계자에게 의사결정에 유용한 정보를 제공할 수 있게 됩니다.
명백한 목표의 설정은 프로젝트 관리의 기본이 되는 중요한 조건으로 MBO와 비슷한 점이 많습니다. 목표에 의한 관리(Management by objectives; MBO)는 목표의 수립과 수행방법의 결정에 실무자를 주도적으로 참여시켜서 스스로의 자발적인 노력을 유도함으로써 조직의 목표를 달성하는 경영기법입니다.
MBO의 특징은 각 업무 담당자가 목표와 수행방법을 스스로 설정한다는 점입니다. 이 점이 상급자가 목표를 정하고 하급자는 이를 수행하는 상명하달식의 관리와 구분되는 점입니다.
MBO의 효과는 실무자의 재량권을 높여서 자발적인 근무의욕을 향상시키고, 업무성과를 과정이 아닌 목표의 달성 정도에 두기 때문에 목표 지향적인 조직분위기를 만들 수 있다는 점입니다.
MBO의 조건으로는 최고경영자의 전폭적인 지원과 명확하고 현실적인 목표의 설정, 실무자의 자기 통제, 합리적인 성과 평가 시스템 등이 있습니다.